¿COMO ADMINISTRAR UN NEGOCIO?

Muchos me han preguntado a lo largo de mi carrera: ¿Cómo administrar un negocio?… Y es que parece ser que muchos empresarios aun tienen problemas en este asunto de la administración. Es increíble que muchas empresas no saben ni si quiera que es lo que tienen en sus inventarios; especialmente en Latino América, los empresarios nos hemos dejado llevar por la monotonía y no sabemos como administra un negocio efectivamente; desde el control de los inventarios, hasta el servicio al cliente. Pero estos errores todos los hemos cometido, y esto se debe a la falta de conocimiento

En esta ocasión no vamos a ver los aspectos comerciales de como administrar un negocio, marketing, ventas, servicio, etc. sino que veremos los aspectos administrativos de nuestro negocio, ya que en esa área nos debemos enfocar primero y después preocuparnos por los aspectos comerciales.

Existen 4 aspectos principales que veremos a continuación en los cuales nos debemos enfocar:

INVENTARIOS: Uno de los aspectos más difíciles al administrar los inventarios, es saber cuanto producto se necesita para mantener un equilibrio de las existencias. Esta información es vital ya que si se compra demasiado producto a nuestros proveedores caeremos el la problemática de tener el producto estancado en los estantes, o de incurrir en perdidas debido a los vencimientos de algunos de los productos. Por lo contrario, si compramos menos producto de lo que realmente necesitamos, incurrimos en la falta del producto, por lo cual perderemos la venta de estos. Esto es muy frecuente al momento de administrar un negocio, y aunque es imposible mantener un equilibrio exacto, podemos hacer un simple cálculo trimestral que nos dará un promedio para efectuar las compras a nuestros proveedores:

Ahora dividimos este promedio de 6 entre los 3 meses del trimestre, y nos dará un total de 2 cajas de Cipramil 20 MG que debemos comprar este mes. (En el caso que efectuemos nuestros pedidos semanalmente, dividimos este número entre las semanas)

A esto debemos sumarle el “PROMEDIO ADICIONAL” de la temporada del año anterior (En el caso que estemos en la temporada) Es decir: si en el trimestre de la temporada del año anterior se vendían 15 en ves de 10, eso significa que debemos agregar esas 5 cajas a nuestro promedio trimestral para que tengamos suficiente producto para la temporada actual.

Debemos tener cuidado con los proveedores, ya que muchas veces nos ofrecen mejores precios o regalías con la condición de que les compremos producto adicional, esto puede provocar un desequilibrio en nuestros inventarios y no debe de hacerse a menos que necesitemos el producto adicional.

También cabe mencionar que administrar un negocio sin un sistema de control de inventarios es una tarea muy difícil, así que lo recomendable es que tengamos un sistema eficiente que nos ayude con esta tarea.

FACTURACIÓN: Otro de los problemas con los que se encuentran las empresas, especialmente las Pymes, es que no cuentan con un sistema de facturación adecuado. Debemos de tener en cuenta que todos los sistemas de facturación desempeñan las mismas funciones; pero al momento de facturar necesitamos rapidez y versatilidad. Necesitamos que los clientes esperen el menor tiempo posible, y para ello es necesario contar con puntos de venta, donde los vendedores puedan atender a los clientes y crear la factura para luego enviársela a la caja para que la factura sea emitida al cliente.

El objetivo de esto es descongestionar la caja; de otra manera el cajero o la cajera tendrían que estar creando las facturas y emitiéndolas simultáneamente y esto causaría perdida de tiempo. Recordemos que el trabajo en equipo nos ayudara a despachar al cliente rápidamente.

El aspecto más importante de la facturación, es tener acceso a la caja en cualquier momento y desde cualquier parte, para esto, necesitamos conectarnos con nuestra empresa, ya sea desde nuestra oficina, desde nuestra casa; o si hemos viajado, desde cualquier parte del mundo. Esto se logra mediante la “Computación en Nube” lo cual nos permite estar conectado a la caja y por tanto podemos entrar en cualquier momento a ver como va la venta del dia.

En el grafico de abajo se muestra un grafico con la venta en todas nuestras sucursales. Esta información es en vivo, o sea, en tiempo real. Con esta herramienta podemos ver cuanto hemos facturado en cualquier etapa del dia.

CLIENTES: En el caso que en nuestro negocio otorguemos créditos a nuestros clientes, es necesario llevar un control exacto de cuanto nos debe cada uno, y para ello, necesitamos tener un sistema que nos genere estos reportes, y que nos avise cuando nuestros clientes están en mora. Muchas empresas fracasan porque no saben administrar y comienzan a dar créditos desmedidamente, y luego no llevan un control definido de la mora de los clientes.

Debemos contar con un sistema que muestre las facturas vencidas, facturas pendientes, y las facturas canceladas como se muestra en el grafico de abajo.

Recordemos que si no llevamos un control definido de lo que nos deben, estaremos dejando de percibir capital que podemos invertir para generar mas ingresos. Y esto, de no ser cuidadosos al administrar nuestro negocio, nos puede llevar a la quiebra rápidamente.

PROVEEDORES: Es necesario prestar mucha atención de como administramos nuestros proveedores ya que esto, aunque parezca insignificante, es parte de la cadena que nos dará el éxito en nuestra administración. Es de vital importancia que sepamos con exactitud la siguiente información:

Es necesario saber con exactitud cuanto debemos a nuestros proveedores, debido a que muchos de ellos nos ofrecen descuentos si pagamos la factura a tiempo, por lo contrario, si caemos en mora, podemos incurrir en intereses acumulados, lo cual se transfiere en perdida para nuestro negocio. Esto nos puede a serios problemas, por tanto es necesario administrar nuestros proveedores diligentemente

Debemos también administrar cuanto producto estamos comprando de nuestros proveedores, ya que si estamos comprando de una manera desmedida, incurriremos en el desequilibrio en los inventarios como ya lo hemos mencionado anteriormente.

Otro aspecto muy importante es saber cuales de nuestros proveedores ofrecen los mejores precios, ya que como sucede en muchos de los casos, un mismo producto puede ser distribuido por diferentes proveedores, así que es necesario tomar en cuenta que necesitamos saber comprar, ya que esta es la clave para que podamos dar mejores precios a nuestros clientes, y por tanto, mantenernos a flote de la competencia.

En conclusión, administrar un negocio no es nada fácil, pero con las herramientas necesarias, y un poco de disciplina podemos lograr optimizar nuestras ganancias y mantenernos a flote. Meditemos en esto: “Cada gotita que llena los mares es insignificante, sin embargo, el mar no existiría sin cada gotita” En otras palabras, cada centavo que percibimos o dejamos de percibir en nuestro negocio es insignificante, pero sin ese centavo nuestro negocio no existiría.