Analice a que dedica su tiempo
· ¿Contribuye cada actividad a los objetivos que está tratando de lograr?
· ¿Dedica a cada actividad un tiempo proporcional a su importancia, en relación a la consecución de objetivos?
· ¿Hay actividades que podría desarrollar, con suficiente eficacia, otra persona?
· ¿Está haciendo actividades que, simplemente, no habría que hacer?
· ¿Qué pasaría si no se hubiera hecho?
· ¿Se podría haber dedicado menos tiempo sin dejar de obtener resultados aceptables?
Los resultados de un análisis de todas las actividades que se realizan diariamente, le descubrirá en que está utilizando su tiempo.
Emplear mejor el tiempo significará, tener que cambiar los hábitos inadecuados.
PLANIFICACIÓN
La planificación exige establecer previsiones sobre actividades y sus plazos. Prepararse para que ocurra lo que se desea que ocurra.
No encontrar tiempo para planificar implica una paradoja.
NO PLANIFICO PORQUE NO TENGO TIEMPO
Y
NO TENDRÉ TIEMPO HASTA QUE NO PLANIFIQUE MEJOR
Para que resulte eficaz y rentable, planificar se tiene que convertir en una rutina.
El habito es parte esencial de la planificación.
Proceso de planificación del tiempo
1. Análisis minucioso de sus metas y objetivos, tanto profesionales como personales.
Desde el punto de vista psicológico, una de las razones más frecuentes para explicar el fracaso y la sensación de infelicidad en el ser humanos es la no-existencia de objetivos claramente definidos.
2. Determinar las “tareas clave” y establecer prioridades.
El análisis de estas tareas nos permite, a su vez, planificar los recursos necesarios a utilizar, los plazos a cumplir y el grado de calidad que hay que alcanzar. Es imposible acometer todas al mismo tiempo. Por lo tanto, parece evidente que tenemos que establecer un orden de prioridades.
3. Elimine las actividades que no añaden valor.
Es la labor más difícil de acometer, ya que solemos posponerlas pensando que tendremos tiempo en un futuro para realizarlas. Una tarea que no es importante y tampoco es urgente es susceptible de ser eliminada sin más.
4. Delegación de tareas.
Si clasificamos las tareas a realizar personalmente en tareas tipo “A”, “B”, “C” y “D” según la importancia y la urgencia. Una vez eliminadas de tipo “D” por su escasa importancia y por no añadir valor a los objetivos definidos, nos centraremos en las de tipo “B” y “C” que son aquellas que pueden ser delegadas de inmediato a sus colaboradores y también aquellas otras que tras un proceso de preparación son susceptibles de ser delegadas.
5. Programación del tiempo.
Su objetivo en esta etapa debe ser confeccionar una programación de tareas que le permita alcanzar un porcentaje de tiempo bajo control de un 50-60% del total de la jornada, reservando el resto del tiempo para aquellas actividades inesperadas que surgen en el día a día. Es muy importante evaluar correctamente los tiempos de ejecución de tareas y actividades y planifique las mismas con el mayor grado de precisión y detalle.
Fuente: La Estrategia Para Triunfar