La vacuna contra el uso compulsivo de las reuniones es la planificación previa.
Antes de convocar a una reunión, es conveniente preguntarse si no existen otras alternativas de comunicación.
Si la reunión es estrictamente necesaria, se debe organizar con anticipación suficiente para que los asistentes puedan prepararla de antemano para que de este modo se puedan aportar ideas y que no se conviertan en meros espectadores de una exposición.
Se recomienda realizar las reuniones a primera hora de la mañana o primera de la tarde, para no interrumpir la tarea cotidiana.
PLAN DE REUNIONES
1. Definir los temas a tratar (dando prioridad a los más importantes).
2. Designar a las personas que deben asistir e indicar si su presencia es necesaria y opcional en cada uno de los temas a tratar.
3. Relacionar la documentación que es necesaria aportar.
4. Prever el tiempo necesario para tratar cada tema, designar lugar de la reunión, hora de inicio y hora final.
5. Se enviará con la suficiente antelación a todas las personas asistentes una Agenda de la Reunión en la que se detallaran los puntos anteriores.
6. Durante la reunión hay que ser concisos, no divagar, ser positivos y centrarse en los temas propuestos.
7. Se realizará un Acta de Reunión en la que se anotarán las Decisiones, Acciones, Responsabilidades de la ejecución de las mismas y fechas limitas de su ejecución.
Está claro que los cambios de habito son complicados de realizar, pero actualmente se demanda mejorar las metodologías de trabajo para incrementar la productividad.
Fuente: La Estrategia Para Triunfar